क्यों लिखें हाउसिंग सोसाइटी के लिए प्रक्रियाएं

हाउसिंग सोसाइटी का प्रबंधन तेजी से पेशेवर होता जा रहा है, जिसमें नौसिखियों के लिए कोई जगह नहीं है। कई हाउसिंग सोसाइटियां, जो अभी भी पेशेवर प्रबंधकों को नहीं चुनती हैं, निवासियों को उनके प्रबंधन कार्यों में रखती हैं, लेकिन चाहे निवासी अपने प्रबंधन के लिए जो भी तरीका सबसे उपयुक्त समझें, प्रबंधन की एक पेशेवर कार्यप्रणाली आवश्यक है।

आजकल एक हाउसिंग सोसाइटी का प्रबंधन करना, एक कंपनी के प्रबंधन के समान है: चूंकि प्रबंधक को नागरिक संहिता द्वारा दी गई कई जिम्मेदारियां होती हैं और वह सोसाइटी के कार्यों, खर्चों और वित्तीय व प्रशासनिक प्रबंधन के लिए जवाबदेह होता है, इसलिए उसका कार्य एक कंपनी के प्रबंधक या प्रतिनिधि के कार्य के समान होता है।

हाउसिंग सोसाइटी प्रबंधन से जुड़ी इतनी चिंताओं के साथ, कर्मचारियों, सेवा प्रदाताओं द्वारा किए जाने वाले नियमित कार्यों और निवासियों के साथ संबंधों के लिए प्रक्रियाओं को मानकीकृत और स्थापित करना महत्वपूर्ण है। दैनिक गतिविधियों को मानकीकृत करने के अलावा, ऐसी प्रक्रियाएं प्रबंधन में निष्पक्षता की भावना बढ़ाने और कॉर्पोरेट प्रशासन के अच्छे अभ्यासों को बढ़ाने में योगदान करती हैं।

हालांकि एक प्रबंधक को एक निश्चित अवधि के लिए चुना जाता है, या एक पेशेवर प्रबंधक को एक स्थापित अवधि के लिए अनुबंधित किया जाता है, निष्पक्षता के सिद्धांत के माध्यम से प्रबंधन को पेशेवर बनाना महत्वपूर्ण है, यानी, उत्पादों और सेवाओं की खरीद, आपूर्तिकर्ताओं के विकास और नियंत्रण, सुरक्षा प्रक्रियाओं, द्वारपाल प्रबंधन, सामान्य क्षेत्रों के रखरखाव और सफाई, निवासियों की शिकायतों का स्वागत और पंजीकरण, पार्सल प्राप्त करना, आदि जैसी गतिविधियों के लिए मानक प्रक्रियाओं को बनाना, अनुमोदित करना और उनका पालन करना। इस तरह, द्वारपाल अब इस बात के लिए जिम्मेदार नहीं रह जाता कि शिकायत कैसे दर्ज की जाती है, उदाहरण के लिए, क्योंकि पद पर कोई भी व्यक्ति स्थापित कार्यप्रणाली का पालन करेगा।

हालांकि, ऐसी प्रक्रियाओं का निर्माण, हाउसिंग सोसाइटी की प्रक्रियाओं के मानचित्रण की आवश्यकता होती है, जो मामले-दर-मामले भिन्न होती हैं। ऊर्ध्वाधर हाउसिंग सोसाइटियां क्षैतिज से विभिन्न प्रक्रियाओं में भिन्न होती हैं, साथ ही उन दोनों में निष्पादित होने वाली प्रक्रियाओं में भी (जैसे द्वारपाल, उदाहरण के लिए), उसी तरह जैसे प्रत्येक प्रक्रिया प्रत्येक हाउसिंग सोसाइटी में अलग तरह से की जाती है (उदाहरण के लिए, पार्सल प्राप्त करने और आगंतुकों के स्वागत के लिए पैरामीटर विभिन्न इमारतों में भिन्न हो सकते हैं)।

स्थापित प्रबंधन प्रणालियों की अवधारणाओं का उपयोग करना, जैसे कि ISO 9001 मानक, प्रत्येक मामले में प्रक्रियाओं के मानचित्रण को आसान बनाता है। हालांकि किसी हाउसिंग सोसाइटी के लिए मानक की आवश्यकताओं का पालन करना आवश्यक नहीं है, एक योग्य और अनुभवी पेशेवर द्वारा प्रक्रियाओं के मानचित्रण के माध्यम से प्रक्रियाओं का निर्माण उनकी तैयारी और निवासियों की आवश्यकताओं को पूरा करने में सुविधा प्रदान करता है।

जैसे ही दैनिक गतिविधियों के लिए प्रक्रियाओं को अनुमोदित किया जाता है, संबंधित लोगों के प्रशिक्षण के साथ, कर्मचारियों और निवासियों को सरल मुद्दों को हल करने के लिए प्रबंधक से संपर्क करने की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि वे पहले से ही प्रक्रिया में शामिल हैं और चर्चा केवल स्थापित नियमों के अनुपालन या गैर-अनुपालन के बारे में होती है। लागू की गई प्रक्रियाओं का सेट जितना मजबूत होगा, प्रबंधक को सामान्य मुद्दों में उतना ही कम शामिल होना पड़ेगा, क्योंकि कर्मचारी और निवासी दोनों ही पालन की जाने वाली कार्यप्रणाली को जानेंगे।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि प्रक्रियाएं, दैनिक गतिविधियों का वर्णन करने के कारण, हाउसिंग सोसाइटी के आंतरिक नियमों के पदानुक्रम में नीचे आती हैं, हालांकि, उनके संशोधन के लिए इसकी नौकरशाही नहीं होती है। प्रशासनिक और परिचालन गतिविधियां जिनका वर्णन प्रक्रियाओं में किया जा सकता है, आंतरिक नियमों में बदलाव की आवश्यकता के बिना, अधिक सरलता से बदली और अनुमोदित की जा सकती हैं।

हाउसिंग सोसाइटी की प्रक्रियाओं के मानचित्रण को परिभाषित करते समय, प्रत्येक के लिए प्रभावशीलता और दक्षता संकेतकों को स्थापित करना भी महत्वपूर्ण है, जिससे प्रबंधक को कम प्रभाव वाले मुद्दों में शामिल हुए बिना अधिक पेशेवर प्रबंधन करने की अनुमति मिलती है। एक कंपनी की तरह, प्रबंधक को अपनी जिम्मेदारी के तहत प्रत्येक प्रक्रिया के प्रदर्शन को जानना आवश्यक है, जिससे उसके प्रबंधन की दक्षता में सुधार होता है और तत्काल सुधारात्मक कार्रवाई की आवश्यकता वाले ध्यान देने योग्य बिंदुओं की तुरंत पहचान होती है।

अच्छी तरह से परिभाषित प्रक्रियाओं और मानकीकृत प्रक्रियाओं के साथ, अच्छी तरह से प्रबंधित संकेतकों के एक सेट से जुड़ा हुआ, स्थापित प्रक्रियाओं के प्रति कर्मचारियों, निवासियों और आगंतुकों के अनुपालन का मूल्यांकन करने के लिए आवधिक ऑडिट करना संभव है, साथ ही सुधार के अवसरों को इंगित करना भी संभव है। इन ऑडिट के परिणाम निवासियों को बेहतर प्रसार में योगदान करते हैं, जब मूल्यांकन अवधि के दौरान प्रक्रियाओं के प्रदर्शन को प्रस्तुत किया जाता है।

हाउसिंग सोसाइटी की प्रक्रियाओं पर एक पेशेवर दृष्टिकोण निवासियों को बेहतर सेवा प्रदान करने, प्रशासनिक टीम के लिए अधिक शांति और आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं के लिए अधिक नियमितता प्रदान करने में मदद करता है, क्योंकि स्पष्ट और अच्छी तरह से स्थापित नियमों के साथ, सभी प्रदाता उद्यम के साथ कैसे संबंध रखना है, यह जानते हैं। आपूर्तिकर्ता प्रबंधन की एक अच्छी तरह से स्थापित प्रक्रिया नए आपूर्तिकर्ताओं के चयन और अनुमोदन और वर्तमान आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं के प्रदर्शन की निगरानी की गतिविधियों को भी सुविधाजनक बनाती है, जिससे प्रबंधक को प्रदर्शन लक्ष्य स्थापित करने और संभावित अनुबंध समाप्ति को उचित ठहराने के लिए आवधिक माप शामिल करने की अनुमति मिलती है। उनके खराब प्रदर्शन या संविदात्मक खंडों का अनुपालन न करने के कारण।

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